Upućivanje na rad od kuće je za većinu organizacija potpuno nova situacija sa kojom se prvi put susreću. Naš cilj je da vam ponudimo nekoliko praktičnih smernica kojima ćemo odgovoriti na pitanje „kako“ i pomoći vam da uspešno prođete kroz vanrednu situaciju.
Osnovni principi:
- Budite otvoreni, iskreni i često i jasno komunicirajte
- Postavite jasna nova pravila funkcionisanja
- Sprovedite mere solidarne zaštite posebnih grupa
- Organizujte rad u što većoj meri prateći dosadašnju dinamiku
- Kada nastupi krizna situacija najvažnije je blagovremeno, jasno i dobro komunicirati. Interna komunikacija je u tom slučaju posebno važna.
Kako bi sprečili širenje glasina, netačnih informacija i straha među zaposlenima, delimo sa vama nekoliko konkretnih koraka koje bi trebalo da preduzmete:
Kreirajte online grupe za komunikaciju i podršku (za sve zaposlene i za različite grupe)
Važno je da što pre pošaljite svima poruku o novim pravilima u vanrednoj situaciji. Na primer: Prvi put smo svi u ovakvoj situaciji… trudimo se da pružimo najviše što možemo. Naš zajednički cilj je da se što lakše i bezbolnije prilagodimo novim okolnostima. Zbog toga vas obaveštavamo o nizu mera kojima ćemo sprovesti neophodne promene….
Ohrabrite zaposlene da vam se obrate za svaku vrstu pomoći i podrške, da postave pitanje, daju predloge…
Možete koristiti različite online alate za komuniciranje, ali je najbolje odabrati onaj koji najviše odgovara zaposlenima. S obzirom na to da možda nemaju svi u svakom trenutku pristup računaru, Viber ili WhatsApp grupe su odlična opcija.
Korisno je da oformite i kanal komunikacije za različite grupe zaposlenih. U okviru njih ćete moći brzo i lako da plasirate ciljane informacije ili razmišljate naglas na određene teme (npr. grupa rukovodilaca, grupa smenovođa, grupa prodavaca, grupa za bezbednost i zaštitu…).
Informišite zaposlene o pravima i obavezama tokom izmenjenog stanja
Nemojte dozvoliti da postoji neizvesnost oko osnovnih prava koja bitno utiču na organizaciju života zaposlenih – da li i kolika primanja mogu da očekuju tokom vanrednog stanja (visina zarade, naknada za prevoz, regres i sl.) Ukoliko neko oseti simptome virusa koja je procedura – da bude odgovoran, to prijavi, koristi svu zaštitnu opremu itd.
Uvedite jasna pravila koje su promene koje su nastale izrodile: izmenjena očekivanja, obaveze, odgovornosti, zabrane i sl. Kreirajte Kodeks ponašanja u krizi i učinite ga dostupnim svim zaposlenima. Ovo je vrlo važan korak koji će omogućiti orijentaciju zaposlenih i smanjiti mogućnost da se osećaju izgubljeno i beznadežno. Takođe će značajno uticati na njihovu motivaciju.
Organizujte svakodnevne sastanke sa menadžmentom
Dnevni sastanci sa otvorenim diskusijama i međusobnom razmenom će vam pomoći da održite timsku koheziju i budete u svakom trenutku i na svaku temu „na istoj liniji”. Vrlo je važno da na svoja pitanja zaposleni dobijaju iste odgovore kome god od menadžmenta da se obrate.
Organizujte rad timova od kuće
Povećajte predvidljivost radnog procesa koji se sada odvija od kuće tako što ćete kreirati rasporede rada i organizovati redovno održavanje sastanaka na on-line platformama u skladu sa dosadašnjom, regularnom dinamikom. Ovo će povećati osećaj sigurnosti kod zaposlenih koji iako dislocirani nastavljaju da prate redovnu dinamiku i da održavaju uobičajene interakcije.
Korisni alati za rad od kuće
Pored uobičajenih alata za komunikaciju i kolaboraciju, pravi je trenutak da počnete da korsiste i neke nove koje vam sigurno mogu olakšati rad od kuće. Na primer, umesto Skajpa, probajte da koristite Zoom. Mnogo je lakši za korišćenje i praktičniji za sastanke, pogotovo kada prisustvuje više ljudi. Ukoliko je potrebno da nekom nešto objasnite ili pokažete sa vašeg računara, uz pomoć alata Loom možete vrlo lako snimiti video vašeg ekrana i poslati kolegama instrukcije ili pitanje za diskusiju. Ukoliko treba da odredite vreme sledećeg sastanka koje svima odgovara, to možete vrlo brzo i lako uz pomoć sajta doodle. Pročitajte ovaj tekst za još nekoliko predloga alata koji vam sada mogu biti korisni. Pročitajte i osnovne savete za online sastanke i webinare.
Vodite računa o posebnim grupama
Samohrane majke nisu u mogućnosti da obavljaju posao od kuće redovnim intenzitetom jer treba i da brinu o detetu koje je takođe kod kuće. Proverite ko su sve vaši zaposleni koji pripadaju najrizičnijim grupama (oboleli od hroničnih bolesti) i njih obavezno uputite na rad od kuće. Ne gubite iz vida zaposlene čiji su partneri bili glavni nosioci kućnog budžeta, a sada su ostali bez primanja. Formirajte fondove za finansijsku podršku najugroženijima.
Postarajte se da budete tu za vaše ljude i tražite im povratne informacije o tome kako se osećaju, šta im je potrebno da bi efikasnije radili u ovim uslovima.
Čuvajte se!
Pozdrav iz Hive Grupe 🙂
